Am vergangenen Mittwoch, den 12.02.2020 haben wir eine Webpräsentation zu unserer Fachanwendung GMSC-K – Verträge veranstaltet.
Zu Beginn der Präsentation wurden die Hintergründe sowie die Bedeutung des zentralen Vertragskatasters aufgezeigt.
Jede Kommune sowie jedes Ver- und Entsorgungsunternehmen unterhält eine Vielzahl von vertraglichen Beziehungen mit Dritten. Dabei kommen die unterschiedlichsten Vertragsarten zum Einsatz – vom überschaubaren Dienstleistungsvertrag über Pacht- und Mietverträgen bis hin zu sehr komplexen Verträgen, wie z.B. einem Finanzierungsvertrag. Die Bearbeitung, Überwachung und Ablage der Verträge erfolgt meist in den jeweils zuständigen Fachbereichen, d.h. dezentral. Bei der hohen Anzahl an aktuellen Verträgen fällt es bei einer ausschließlich dezentralen Verwaltung schwer, den Überblick zu behalten und ein effizientes Vertragsmanagement sicherzustellen.
Die vollständige Erfassung der bestehenden Verträge mit ihren Forderungen und Verbindlichkeiten in einem zentralen Vertragsregister ist daher eine wichtige Basis zum Nachweis dieser Bilanzpositionen. Gleichzeitig kommen Sie damit Ihrer Dokumentationspflicht nach und haben optimale Voraussetzungen, Vertragsauswirkungen rechtzeitig bilanz- und haushaltswirksam zu erkennen und zu berücksichtigen.
Anschließend hat Herr Werner in einer Live-Präsentation die Funktionalitäten und Flexibilitäten der Fachanwendung anhand von Beispielverträgen unterschiedlicher Typen erläutert. Hierbei hat er sich vor allem auf folgende Verträge konzentriert:
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Softwarepflegevertrag
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Pachtvertrag
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Erbbaurechtvertrag
Zudem wurde die integrierte Plausibiliätsprüfung des Datenbestandes gezeigt und die Möglichkeit thematischer Auswertungen des Datenbestandes demonstriert. Dies eignet sich vor allem zum schnellen Auffinden aller Verträge, für die die Bedingung gilt “Wiedervorlage heute” oder “nächstmöglicher Kündigungstermin in 3 Monaten“. Weiterhin wurde die Verknüpfungsmöglichkeit von Wiedervorlage-/Kontrollterminen aus dem Vertragskataster mit einem Kalendersystemen, wie z.B. Outlook, Thunderbird u.ä. präsentiert.
Zum Schluss möchten wir Ihnen noch einmal einen kurzen Überblick über die Vorteile und den Nutzen unserer Fachanwendung GMSC-K – Verträge geben.
- Alle Verträge können in einer zentralen Tabelle/Übersicht aufgelistet werden – das schafft optimale Bedingungen für das Controlling
- Die Zugriffsrechte auf die einzelnen Verträge können anhand der Vertragsart geregelt werden. Die Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche haben ausschließlich Zugriff (lesend bzw. schreibend) auf die Verträge, für die sie zuständig sind. Gleichzeitig hat das Controlling Zugriff auf alle Verträge.
- Sie können alle vertraglichen Stammdaten in übersichtlichen Masken erfassen und pflegen, inkl. Vertragsänderungen.
- Neben den standardmäßig im Lieferumfang bereitgestellten Tabellenkonfigurationen können Sie sich Ihre gewünschte, spezifische Sicht auf die Daten jederzeit selbst erstellen (freie Definition von Spaltenaufbau, Sortierung, Filter)
- Umfangreiche Plausibilitätsabfragen über vordefinierte Filter
- Verknüpfungsmöglichkeit der Verträge mit allen vertragsrelevanten Personen/Partnern und Dokumenten sowie den Vertragsobjekten (z.B. Flurstück, Adresse, beliebige Gebiete – wie z.B. Grundstücke)
- Informationen zur Vertragskalkulation, zu Beschlüssen u.a.
- Übersicht über alle controllingspezifischen Daten
Sehr gefreut haben wir uns über das große Interesse der Teilnehmer sowie deren positive Resonanz auf die Webpräsentation. Die Fachanwendung wurde von den Teilnehmern als definitiv geeignet für den Aufbau eines zentralen Vertragsregisters bewertet. Dies gewährleistet, dass die Mitarbeiter des jeweiligen Fachbereichs nur Zugriff auf die Verträge haben, für die sie zuständig sind, gleichzeitig aber die Zugriffsmöglichkeit für einen autorisierten Controller auf alle Verträge besteht.
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